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Wissenswertes rund ums Studium - IUBH Fernstudium

Wissenswertes rund ums Studium

Zwei Methoden für ein effektives Zeitmanagement

Während des Studiums sehen sich viele Studierende mit Zeitproblemen konfrontiert. Neben den Vorlesungen benötigen schließlich auch Familie, Freunde und die Arbeit Deine Aufmerksamkeit. Kein Grund zur Sorge, denn ein strukturiertes und planvolles Vorgehen hilft Dir dabei, Dein Zeitmanagement zu verbessern, sodass Du Deinen Alltag besser bewältigst und Zeitmangel vorbeugst.

In diesem Artikel verraten wir Dir, wie Du Deine Zeit effizienter auf verschiedenen Aufgaben- und Lebensbereiche verteilst. Hierzu stellen wir Dir zwei hilfreiche Methoden vor, mit denen Du Aufgaben priorisieren und Deinen Tag erfolgreich planen kannst.

Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist nach dem US Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. Es hilft Dir, Deine Aufgaben zu strukturieren und Prioritäten zu setzen. Dieser Ansatz wird häufig im Consulting-Bereich angewandt, lässt sich mit einigen Änderungen jedoch auch für Studierende anwenden.

Durchführung der Selbstorganisation

Zu Anfang solltest Du alle Aufgaben sammeln und notieren. Daraufhin werden sie in eine von insgesamt vier Kategorien eingeteilt. Entscheide darüber, ob die jeweilige Aufgabe:

  • unwichtig und nicht dringlich ist.
  • unwichtig aber dringlich ist.
  • wichtig aber nicht dringlich ist.
  • wichtig und dringlich ist.

Wichtig sind alle Aufgaben, die einen Beitrag zur Verfolgung Deiner Ziele leisten. Dringliche Aufgaben sind meist an die Erfüllung innerhalb einer festgelegten Frist gekoppelt. Die Eisenhower-Methode umfasst für jede Kategorie eine Handlungsempfehlung, die Dir sagt, wie Du mit der Aufgabe weiter verfahren sollst.

Kategorien und Handlungsempfehlungen der Eisenhower-Matrix

Unwichtig und nicht dringlich (D-Aufgaben)
In dieser Kategorie befinden sich Deine Zeitdiebe: Die vielen kleinen, wenig wichtigen und nicht dringlichen Aufgaben, die zusammengenommen viel Zeit in Anspruch nehmen. Dabei wäre Deine Zeit besser in einer der anderen drei Kategorien angelegt.

Handlungsempfehlung: nicht erledigen

Beispiel: Layout-Gestaltung von Dokumenten obwohl noch kein Inhalt vorhanden ist, Browsen in sozialen Netzwerken

Unwichtig aber dringlich (C-Aufgaben)
Aufgaben dieser Kategorie solltest Du Deinen Zeitkapazitäten entsprechend bearbeiten. Schenke diesen Aufgaben nicht mehr Zeit als unbedingt nötig und achte darauf, dass Du sie ressourcensparend abarbeitest.

Handlungsempfehlung: später bearbeiten

Beispiel: E-Mails und Chat-Nachrichten beantworten, die Wohnung aufräumen

Wichtig aber nicht dringlich (B-Aufgaben)
Aufgaben dieser Kategorie solltest Du trotz ihrer geringen Dringlichkeit auf keinen Fall aus den Augen verlieren – immerhin leisten sie einen Beitrag zur Verfolgung Deiner Ziele. Sie besitzen meist einen langfristigen Charakter, weshalb ihre Erledigung geplant werden kann. Überlege, wann Du diese Aufgaben angehen möchtest und setze Dir dabei klare Termine.

Handlungsempfehlung: terminieren

Beispiel: Zeit mit Partner/ Familie/ Freunden, langfristige Lern- und Weiterbildungsziele

Wichtig und dringlich (A-Aufgaben)
Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, solltest Du im besten Fall sofort erledigen. Sie tragen einerseits zur Verfolgung Deiner Ziele bei und vermitteln bei erfolgreicher Bearbeitung ein Gefühl der Bestätigung. Achte darauf, dass sich in dieser Kategorie nicht zu viele Aufgaben anhäufen.

Handlungsempfehlung: sofort erledigen

Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Eine bewährte Methode des Zeitmanagements ist die ALPEN Methode. Hinter dem Akronym verbirgt sich ein einfacher und gut durchführbarer Ansatz, mit der Du Deine eigene Tagesplanung effektiv angehen kannst. Du gehst in fünf Schritten vor:

  1. Aufschreiben von Aufgaben, Aktivitäten, Terminen

Im ersten Schritt sammelst Du alle Aufgaben, Aktivitäten und Termine des zu planenden Tages und listest sie ähnlich wie bei einer To-Do-Liste auf. Dies bietet Dir einen guten ersten Überblick über die Gesamtheit Deiner Aufgaben.

  1. Länge schätzen

Als nächstes schätzt Du für jede Aufgabe den Zeitaufwand der Erledigung. Achte darauf, dass Du den Aufwand möglichst realistisch und lieber etwas großzügiger kalkulierst. Dadurch vermeidest Du, dass Du Dir zu viel vornimmst und hinterher gestresst oder enttäuscht bist.

  1. Pufferzeit einplanen

Vermeide es, Deinen gesamten Tag zu verplanen. Das ist nicht nur unrealistisch, sondern erhöht auch Dein Stresslevel. Rechne deshalb besser nur mit 50 bis 60 Prozent Deiner verfügbaren Zeit. So kannst Du zwischendurch Pausen machen und unvorhersehbare Ereignisse können Dich nicht so schnell aus der Ruhe bringen.

  1. Entscheidungen treffen

Trotz eingeplanter Pufferzeit fällt es manchmal schwer, alle vorgesehenen Aufgaben zu bewältigen. Setze Dir Prioritäten und identifiziere jene Aufgaben, die Du bis zum Tagesende abgeschlossen haben musst. Für die Priorisierung kann zum Beispiel die Eisenhower-Matrix hilfreich sein.

  1. Nachkontrolle

Am Schluss steht die Nachkontrolle. Diese wichtige Phase der ALPEN-Methode dient der eigenen Reflektion und birgt Lernpotential. Hierbei gleichst Du Deinen ursprünglichen Plan mit den von Dir erledigten Aufgaben ab. Etwaige Abweichungen solltest Du festhalten und analysieren, um künftig noch zutreffender planen zu können. Mit wiederholter Anwendung steigt auch die Erfahrung, die Du beim Zeitmanagement mit Hilfe der ALPEN-Methode sammelst.

Die ALPEN Methode wird gern aufgrund ihrer einfachen Durchführbarkeit angewandt.

Weniger Zeitmangel durch bessere Organisation

Mit einem effizienten Zeitmanagement lassen sich Aufgaben priorisieren, organisieren und verfolgen. Stress und Zeitdruck verringern sich und Du kannst Dich in aller Ruhe den wichtigen Dingen widmen.

Die Planung nimmt eine wichtige Rolle innerhalb des Zeitmanagements ein. Die Eisenhower-Matrix erleichtert es Dir, Prioritäten zu setzen und die wirklich wichtigen Aufgaben anzugehen. Mit Hilfe der ALPEN Methode kannst Du sehr einfach Deine Tagesplanung gestalten.

Generell solltest Du es jedoch vermeiden, Deinen Tag bis ins kleinste Detail durchzuplanen. Eine langwierige Planung kostet mehr Zeit, als sie Dir Nutzen einbringt und verfehlt ihren Zweck als Bestandteil eines effektiven Zeitmanagements.

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